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企业为什么必须建立标准账务体系?

对于大多数中小民营企业而言,财务系统往往被界定为做账和报税,老板这么认为,很多财务人员也习以为常。这种认知的结果造成对于财务系统整体的忽视,忽视的结果必然是财务系统的混乱,尤其是账务系统的混乱。

一、实务中企业账务混乱的三个集中表现

第一,会计核算无明确标准和规范

对于不同的行业和不同的业务来讲,公司具体经营中会计应如何核算,是有一套基本的标准和规范的,但遗憾的是,大多数中小企业并未花功夫建立这套标准,导致的结果就是财务人员根据自己的理解进行会计处理,公司财务体系的规范变成财务人员的规范,最大的问题就是不同财务人员对业务的认知和理解不同,能力与责任心不同,如果没有统一标准和规范托底,会导致会计核算的随意性,最常见的危害就是换了会计马上核算体系大变样,这样做不利于公司风险管控,也不利于财务人员成长学习。

第二,两套账情况依然普遍

由于缺乏规范和标准,公司老板和财务也自然缺乏对于财务风险和底线的共同认知,无论是由于不懂还是由于胆大,实际的结果就是两套账的盛行,这种两套账在不同的行业又有不同的表现形式:在面对消费者的2C行业普遍存在的是由于收入隐瞒引发的两套账,而在面对企业的2B行业,由于收入无法隐瞒,普遍存在的是部分成本无法入账引发的两套账。

无论是哪一种情况,都将给企业未来安全长远发展带来巨大的伤害,两套账持续时间越长,暴雷风险越高,解决成本越高。

第三,缺乏检查监督机制

在缺乏规范和标准的情况下,由于财务人员就代表公司财税的最高水平,账做的如何,有没有问题,老板通常也只能选择相信,没有人检查和监督公司会计核算,隐藏其中的风险也无法知晓,只有到暴雷的时候才能发现,小问题酿成大问题,小损失变成大损失。

二、中小企业如何建立标准账务体系?

如何才能建立适合中小企业的标准账务体系?我的看法是要建立三个标准:

第一,统一公司财务底线标准

做事先确立底线非常重要,财务核算依然如此,对于老板和财务而言必须统一思路,确认哪些事情可以做,哪些事情不能做,没有明确底线标准,核算标准无法建立,及时建立也可能导致无法落地实施,或者被老板屡屡突破。关于底线问题,可以参考我的另一篇文章《企业老板应该坚持什么样的财税底线》。

第二,统一公司财务核算标准

这个标准是账务体系的核心,对于公司所有可能遇到的业务,应建立核算标准,这个标准至少包括两个层次:

第一层是会计在遇到这些业务的时候如何核算,不能随心所欲,或者按照自己的理解核算,而是应当根据公司确立的核算标准实施,减少人为因素对账务体系的影响。

第二层是支持核算的证据链如何提供和准备,每种业务的背后都会产生合同、付款、发票以及其他各种与业务关联的证据,这些是支撑会计核算的凭据,核算标准也必须对这些证据链做出界定,要求财务人员和业务人员按此标准准备和审核。

第三,确立公司财务监督机制

再好的标准也可能在执行中走样,而且标准本身可能随着政策变化和业务变化需要调整,因此这种财务监督机制也包括两个层面:

第一层是每年应当由外部专业人员对公司财务核算和账务进行审核,依照公司的核算标准,寻找问题,发现风险,及时消化;

第二层是每年应当对于核算标准进行检查符合,是否有因政策变化需要调整的地方,或者是否有因业务变化需要增加的地方,确保标准本身能够与时俱进,始终符合公司的经营需要和风险控制需要。

三、标准账务体系的建立需要外部专家介入

大多数中小企业由于业务、规模等原因不可能,也不愿意在财务团队实施高成本投入,财务人员只要满足公司现阶段需要就可以政策运营,但标准体系的建立一定要引入外部专家,确保公司标准账务体系的高质量和低风险。这种外部专家介入也应当在两个层次:一个是标准账务体系的建立,另一个是每年的审核监督机制的履行。

只有这样,才能以较低的成本确保公司财务体系的健康、安全,做到老板放心,财务安心。

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