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企业怎么解决私车公用?员工凭票报销!优点和缺点是什么?

企业在经营过程中,经常会遇到用车的情况,对于大企业来说,不存在用车问题,大企业名下往往有很多车,而且关于用车的制度和流程都比较规范。

但是对于很多小企业来说,却是实实在在的大问题。

如果以企业的名义买车,作为固定资产入账。好处是车辆是公司的资产,管理起来非常的方便,只要是与经营相关产生的费用,都是可以入账的,比如加油费,过路费,停车费等等。而缺点是,小企业买车,成本费用过高,一旦出现经营不善的情况,车子也会作为债权人的执行对象,也就是说,遇到这种情况,车子也就保不住了。因此很多老板听完这种方式以后,直接被吓退了。

第二种方式就是租车,以企业的名义,向租车行租车。这种方式的优点是租车行会开具正规发票,各类费用可以直接入账,且不存在税务风险。缺点是租车费用的成本是比较高的,而且不知道车况,是否存在问题,风险就是可能会有很大的维修成本。而且对于企业来说,如果选择租车,增值税税率是13%,如果是租车和司机,增值税税率是9%,税负成本也比较大。

第三种方式是老板或者员工将自己的车用来办公,这种做法的好处是整体的费用较低,而且对车况熟悉,维修风险较小,但是呢车辆不是公司的财产,相应的费用入账会存在一定的风险。

那您看到这里就说了,这也不行那也不行,企业想要用车到底应该怎么办?

今天就给大家介绍一种常见的私车公用的办法:

一、员工直接凭发票报销车辆费用

企业可以单独制定一个私车公用的报销制度,也可以在公司的差旅费报销制度下,加入私车公用的相应规定,这种方式能够有效解决员工车辆费用报销的问题。

那么在制度中应该如何约定?首先就是要明确范围,比如谁使用,什么情况下使用,什么费用可以报销?其次要明确报销金额的标准是什么,企业应该怎么样去给员工支付。最后,由于员工是凭发票报销,那么员工应该提供什么样的发票?什么样的发票是符合要求的。这些都要在制度中进行详细的约定。

与此同时,企业在用车的时候,对于出差的人员,应该提前提出用车申请单,上面要包含出差时间、地点和事由等,出差用车结束后,要做出差总结报告,提供报销表的格式,里面包括实际出差天数,发生的实际费用,里程数等等。

按照上述的报销制度,员工出差提出用车申请,费用报销后就可以直接计入差旅费

二、优点

这种方式的优点是用车清晰明了,用多少报销多少。

三、缺点

但缺点也很突出,那就是操作流程和细节过于复杂,员工出差需要填写一大堆材料,提供各类发票,而且在实报实销的环节,很难证明业务的真实性,私车公用费用和个人费用极易混淆,这些就容易导致税务风险,所得税不能税前扣除,个人所得税没有代扣代缴等等问题。

四、增值税和所得税税务风险

目前来讲,一般纳税人取得专用发票,在规定期限内通过认证,进项税额就可以进行抵扣,相关费用也确实是企业使用车辆发生的,发票也是给企业开具的,因此企业使用员工个人车辆支付的相关费用就可以抵扣,但从本质上来说,车辆并不属于企业,进项税进行抵扣会有一定的税务风险,这一点是需要大家知道的。

对于企业来说,企业实际发生的取得和收入有关的、合理的支出,可以在计算应纳税所得额时扣除。所谓的合理支出,要符合生产经营,应当计入当期损益或者资产成本的必要与正常的支出。

因此纳税人申报时的扣除要合法、真实。企业在用车时,取得收入相关的加油费、过路费、停车费等等,是可以在企业所得税税前扣除的。但是应该由车主承担的车辆保险费、购置税、折旧费等,就不可以在企业所得税税前扣除。

对于个人来说,取得了企业报销的费用,要按照工资薪金所得计征个人所得税。

这种也是非常常见的一种解决方式,至于要不要选择这种方式,就看在优点和缺点、增值税和所得税之间如何权衡利弊。

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